Verwerkersinformatie — Buurtrapport

Laatst bijgewerkt: 8 augustus 2026 Versie 1.0

1. Doel en juridische status

Deze pagina beschrijft hoe Buurtrapport persoonsgegevens verwerkt namens professionele klanten. Ze helpt bij leveranciersbeoordeling en AVG-documentatie.

Deze publieke informatie is geen bindende verwerkersovereenkomst en vervangt die niet. Wanneer Buddy-projects persoonsgegevens uitsluitend namens een Klant verwerkt en artikel 28 AVG van toepassing is, moeten partijen vóór die verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten. Neem daarvoor contact op via info@buddy-projects.be.

2. Partijen en rollen

Klant: het vastgoedkantoor of de professionele organisatie die Buurtrapport gebruikt. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die hij in de Dienst invoert.

Verwerker: Buddy-projects, een eenmanszaak Handelend onder de naam Buddy Projects en productnaam Buurtrapport Gebrs. Van Raemdonckstraat 1B, 9140 Temse Ondernemingsnummer 0788.966.029 Btw-nummer BE0788.966.029 info@buddy-projects.be

Voor contractbeheer, facturatie, accountbeveiliging en eigen zakelijke communicatie is Buddy-projects zelf verwerkingsverantwoordelijke. Zie het Privacybeleid.

3. Onderwerp, aard en doel

Buurtrapport verwerkt klantgegevens om accounts en rechten beschikbaar te maken, adressen en coördinaten te verwerken, informatie uit externe bronnen op te vragen, Rapporten te genereren en bewaren, kantoorbranding toe te voegen, credits te beheren, beveiliging en herstel uit te voeren, ondersteuning te bieden en gegevens bij beëindiging te exporteren of verwijderen.

De handelingen kunnen bestaan uit verzamelen, vastleggen, structureren, raadplegen, combineren, doorsturen naar goedgekeurde subverwerkers, opslaan, beschikbaar stellen, exporteren, beperken en verwijderen.

4. Duur en verwijdering

• actieve klantgegevens: gedurende de overeenkomst;
• exportperiode na beëindiging: 30 dagen;
• verwijdering uit actieve systemen: uiterlijk 30 dagen na de exportperiode;
• verwijdering uit roterende back-ups: uiterlijk 90 dagen na verwijdering uit actieve systemen;
• langere bewaring: alleen wanneer wettelijk vereist of nodig voor een concreet geschil, beperkt tot dat doel.

Een Rapport wordt niet verwijderd enkel omdat de externe brongegevens ouder dan dertig dagen zijn. Het krijgt dan de status “verouderd”.

De operationele beëindigings- en exportprocedure wordt via de accountomgeving of op verzoek uitgevoerd. Back-upverwijdering volgt de technisch ingestelde rotatie bij de infrastructuurleverancier.

5. Betrokkenen en gegevens

Afhankelijk van de invoer kunnen gegevens betrekking hebben op medewerkers en contactpersonen van de Klant, eigenaars of bewoners die indirect aan een pandadres gekoppeld zijn en andere personen die de Klant rechtmatig in Klantinhoud opneemt.

Mogelijke gegevens zijn naam, functie, zakelijke contactgegevens, accountrol, organisatieverband, pandadres, coördinaten, dossier- of pandreferentie, logo, huisstijl, Rapporten, rapportmetadata, sessie-, audit- en foutgegevens en ondersteuningsinhoud.

De Klant mag zonder voorafgaande schriftelijke afspraak geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens, rijksregisternummers, identiteitskopieën of financiële gegevens van kandidaten invoeren.

6. Instructies en verplichtingen

Buurtrapport verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij de wet anders verplicht. De overeenkomst, een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, configuratiekeuzes en rechtmatige handelingen van bevoegde Gebruikers gelden als instructies.

De Klant staat in voor een geldige rechtsgrond, transparante informatie, minimale gegevensverwerking, juiste bewaartermijnen, rechtmatige invoer, beheer van rollen, rechtenverzoeken en correct gebruik van Rapporten.

7. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Toegang tot klantgegevens is beperkt tot wie die voor zijn taak nodig heeft en tot vertrouwelijkheid is gehouden. Passende maatregelen omvatten waar van toepassing:

• versleuteling tijdens transport en passende versleuteling in opslag;
• authenticatie, veilige sessies en rolgebaseerde toegang;
• minimale rechten voor Gebruikers en beheerders;
• logging, auditsporen en incidentrespons;
• back-up, herstel en continuïteit;
• patch-, update- en kwetsbaarheidsbeheer;
• scheiding van ontwikkel-, test- en productieactiviteiten;
• veilige softwareontwikkeling en leveranciersbeheer.

Beveiligingsdetails die misbruik kunnen vergemakkelijken worden niet publiek gemaakt, maar kunnen waar passend onder vertrouwelijkheid worden besproken.

8. Actuele leveranciers en subverwerkers

Stripe verwerkt betaalgegevens voor de eigen facturatie van Buddy-projects en staat daarom in het Privacybeleid. Stripe is niet automatisch subverwerker voor Rapportgegevens.

Vlaamse publieke gegevensdiensten zoals Digitaal Vlaanderen, GIPOD, Mercator/MOW, VMM en Waterinfo kunnen coördinaten en technische verzoekgegevens ontvangen om openbare omgevingsinformatie te leveren. Zij zijn niet automatisch subverwerkers; hun rol wordt per gegevensstroom beoordeeld.

Wij gebruiken momenteel geen afzonderlijke analytics-, marketing- of advertentiedienst.

9. Nieuwe subverwerkers

De Klant geeft in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst algemene toestemming voor de actuele lijst. Een nieuwe of vervangen subverwerker wordt minstens 30 dagen vooraf via e-mail of accountmelding aangekondigd, behalve bij een dringende veiligheids- of beschikbaarheidssituatie.

De Klant kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken op redelijke privacygronden. Partijen zoeken eerst een werkbaar alternatief. Als geen redelijk alternatief bestaat, kan de Klant het betrokken deel of Abonnement beëindigen vóór de nieuwe subverwerker wordt ingezet, zonder toekomstige abonnementskosten.

10. Internationale doorgiften

Wij verwerken klantgegevens bij voorkeur binnen de EER. Wanneer een leverancier buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan mechanisme en waar nodig aanvullende maatregelen.

11. Rechten, DPIA en audits

Wanneer een betrokkene zich rechtstreeks tot Buurtrapport richt over klantgegevens, sturen wij het verzoek in beginsel door naar de Klant. Wij ondersteunen de Klant, rekening houdend met aard van de verwerking en beschikbare informatie, bij rechtenverzoeken, een DPIA, voorafgaande raadpleging en het aantonen van naleving.

Wij stellen redelijke informatie beschikbaar om naleving van een gesloten verwerkersovereenkomst aan te tonen. Een aanvullende audit wordt vooraf afgestemd, gebeurt zonder onredelijke verstoring, respecteert vertrouwelijkheid en rechten van andere klanten en vindt in beginsel maximaal eenmaal per jaar plaats, behalve na een ernstig incident of op verzoek van een toezichthouder.

12. Beveiligingsincidenten

Wij informeren de Klant zonder onnodige vertraging nadat wij kennis hebben genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die wij namens hem verwerken. De melding bevat voor zover bekend de aard, betrokken systemen en gegevens, vermoedelijke gevolgen, genomen maatregelen en een opvolgcontact.

Beveiligingsincidenten kunnen worden gemeld via info@buddy-projects.be met onderwerp “Dringend — beveiligingsincident”. Er is geen afzonderlijk noodcontact of DPO.

13. Teruggave en verwijdering

Tijdens de exportperiode kan de Klant beschikbare Rapporten en klantgegevens downloaden. Daarna verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens volgens de afzonderlijke verwerkersovereenkomst, behalve bij wettelijke bewaring of een tijdig verzoek tot teruggave. Kopieën in roterende back-ups verdwijnen tijdens de normale back-upcyclus en blijven intussen afgeschermd van gewoon gebruik.

14. Contact en contractdocumenten

Vragen over privacy, beveiliging, leveranciers of het sluiten van een verwerkersovereenkomst: info@buddy-projects.be.

Er is momenteel geen afzonderlijke publieke, bindende verwerkersovereenkomst of beveiligingsbijlage beschikbaar. Deze pagina is de actuele publieke leverancierslijst en versie 1.0 geldt vanaf 8 augustus 2026. Wij kondigen wijzigingen aan via het e-mailadres dat aan het klantaccount gekoppeld is.